A partir de l'écran principal, appuyez sur le bouton 
pour faire apparaître la fenêtre de gestion des activités et tarifs. Si vous omettez cette étape il vous sera impossible de saisir des présences.
Fenêtre de gestion des activités et des tarifs
La définition des activités est une étape essentielles pour le bon fonctionnement de GICL8. Avant de créer vos activités, nous vous recommandons de préparer un tableau des différents combinaisons tarifaires relatives à votre structure.
Appuyez sur le bouton 
pour créer une nouvelle activité. Le bouton 
permet de dupliquer une activité et ses tarifs sous un autre nom.
Détail d'une activité
Donnez un nom à l'activité. Vous pouvez ensuite choisir un type d'activité pré défini, ou en créer un nouveau en appuyant sur le bouton .
Choisissez l'unité de comptabilisation.L'option "à la séance" permet de ne pas prendre en compte la durée d'une activité dans les statistiques. Elle concerne la cantine, les activités ponctuelles (sorties cinéma, poney, club) qui sont comptabilisées en nombre de passages..
Le champ Durée indique la durée de l'activité.
Vous devez ensuite choisir une catégorie d'activité ainsi que le moment ou elle se déroule.
Compléments de prestation : Indiquez dans les cases Petits-Déjeuners, Repas, Goûters,Diners,Transport,Autres le nombre total de compléments inclus dans cette activité (par exemple pour un mini camp de 3 jours : petits déjeuners=3,Repas=3,Goûters=3 etc...).
Déduction automatique des aides vacances
La saisie de ces informations ne concerne que les structures qui souhaitent gérer le mécanisme de déduction automatique des aides vacances.
Dans le champ Coefficient aide vacance, entrez la quantité d'aides vacances vacances à affecter à cette activité. Cette valeur est généralement fixée à 1. Dans le cas ou vous ne souhaitez pas déduire d'aides vacances, cette valeur doit être fixée à 0.
Dans le champ Type aide, indiquez la lettre de codage que vous souhaitez associer à cette activité. Ce code servira lors de l'attribution automatique des aides vacances.
Cliquez sur l'onglet Tarification, pour accéder à l'écran de création des tarifs.
Détail des tarifs associés à une activité
Le symbole affiché dans la colonne F indique un tarif forfaitaire
Le symbole affiché dans la colonne A indique si ce tarif doit être affiché lors de la saisie des présences.
Appuyez sur le bouton pour ajouter un nouveau tarif.
Le bouton permet de recopier les tarifs à partir d'une autre activité. Après appui de ce bouton, la fenêtre de sélection de tarifs est affichée :
Recopie de tarifs
Sélectionnez les tarifs à recopier (vous pouvez utiliser les touches Maj. et CTRL pour des sélections multiples) puis appuyez sur le bouton 
pour ajouter les tarifs sélectionnés.
Création, paramétrage des tarifs
Choisissez un nom pour le tarif, et sélectionnez la mode de calcul applicable :
•Montant fixe : Saisissez le montant du tarif dans la case montant base
•Coefficient x Revenus mensuel du père : Le tarif est automatiquement calculé (lors de la saisie des présences) en fonction d'un coefficient qui sera appliqué au revenu mensuel du père. Saisissez le coefficient dans la case coefficient.
•Coefficient x Revenus mensuel de la mère : Le tarif est automatiquement calculé (lors de la saisie des présences) en fonction d'un coefficient qui sera appliqué au revenu mensuel de la mère. Saisissez le coefficient dans la case coefficient.
•Coefficient x Quotient familial : Le tarif est automatiquement calculé (lors de la saisie des présence) en fonction d'un coefficient qui sera multiplié par le quotient familial.
•Prorata temporis : Ce mode de tarification n'est applicable qu'aux activités qui sont définies en heures ou en minutes. Le tarif sera calculé proportionnellement à la durée de la présence. Le montant sera multiplié par le nombre d'heures ou de minutes écoulées entre l'heure de d'arrivée et l'heure de départ. Dans le cas ou le montant des présences doit être arrondi, il faut choisir la valeur dans le champ Arrondir au (seul le montant de la présence est arrondi).
La case tarification individualisée est cochée uniquement en mode tarification famille (voir exemples ci-dessous).
Si la case montant non cumulable est cochée, il sera possible d'enregistrer la même prestation plusieurs fois par jour mais seul le montant de la première prestation sera pris en compte (par exemple accueil périscolaire sur la base de 1.20 euros par jour, quel que soit le nombre de passages).
Forfait période / séance : La case Montant base forfaitaire indique que le montant de base sera forfaitaire pour les activités comprises dans la périodicité sélectionnée. Il est également possible de définir un nombre de séances au delà duquel un montant forfaitaire sera appliqué. Nb : ce type de forfait n'est pas applicable pour les tarifs prorata temporis.Attention, dans le cas d'un forfait séance, le tarif applicable à chaque enfant est calculé au moment de la facturation.
Forfait date à date : Il est possible de créer des forfaits qui ne sont valides que pendant une plage de dates précise.
Si plusieurs activités doivent êtres regroupées (par exemple forfait mensuel garderie matin+garderie soir), indiquez le numéro de regroupement dans le champ Code regroupement forfait (dans ce cas, le montant du forfait devra être défini de la même manière pour chacune des activités à regrouper sous le même tarif). Si les activités ne sont pas regroupées au sein du même forfait, cette case doit contenir la valeur 0.
Forfait durée : Ce mode de calcul n'est applicable qu'aux tarifs prorata-temporis. Il permet d'appliquer un montant forfaitaire, dès que l'activité dépasse une certaine durée pendant la période indiquée. Le champ n° de tarif permet de cumuler plusieurs forfaits pour la même activité. Dans ce cas de figure, les valeurs des champs Périodicité, base minutes, montant et n° de tarif doivent êtres identiques.Attention, dans ce mode, le tarif applicable à chaque enfant est calculé au moment de la facturation.
Prix à l'heure sur facture : Saisissez ici le montant horaire qui sera affiché sur la facture.
Tarif dégressif : Gicl8 permet de créer des tarifs dégressifs au nombre d'enfants.Attention, dans ce mode, le tarif applicable à chaque enfant est calculé au moment de la facturation.
L'affichage des champs de la zone Montant unitaire des compléments de prestation est actif en fonction des prestations indiquées dans la fiche activités. Vous pouvez indiquer dans chaque case le montant unitaire de chaque prestation. Ces champs sont utiles pour l'impression du certificat de présence (Conformément aux règles fiscales, le montant de chaque prestation est déduit du total du certificat de présence). Si la case Ajouter les compléments au montant de la prestation est cochée, le montant des compléments sera ajouté au montant de la prestation.
Les champs heures d'arrivée et heure de départ sont utiles si vous utilisez une tarification prorata temporis. Il permettent le renseignement automatique des heures lors de la saisie des présences. Ces champs sont également utilisés par la fonctionnalité de pointage horaire automatique.
La case à cocher Ne pas afficher lors de la saisie des présences permet de contrôler le nombre de tarifs qui seront affichés lors des opérations de saisie des présences. Elle permet par exemple de ne pas faire apparaître un tarif qui n'est plus utilisé, mais qui sera pris en compte lors des éditions statistiques (comparatif sur plusieurs années).
Code comptable : Il est nécessaire de renseigner ces champs dans le cas ou vous souhaitez gérer les transferts vers un logiciel de comptabilité standard (EBP, CIEL, API, CEGID, CCMX,etc...). Les opérations de transfert en comptabilité sont gérées par la fenêtre Éditions comptables et export journaux.
Appuyez sur le bouton 
pour enregistrer le nouveau tarif. Vous pouvez associer autant de tarifs que vous le souhaitez à chaque activité et les modifier lors des augmentations.
Appuyez sur le bouton 
pour fermer la fenêtre et revenir au menu principal.
NB: L'onglet Tarif 1 sert à gérer des paramétres spécifiques au fonctionnement de certaines structures. Par défaut, il n'est pas conseillé de modifier les paramétres affichés dans cet onglet.