A partir de l'écran principal, appuyez sur le bouton 
Paramétres d'iidentification de la structure d'accueil
Le nom qui apparaît dans le champ nom de la structure est celui que vous avez défini lors de la création du dossier. Il est possible sous GICL8 de gérer plusieurs dossiers (voir gestion des structures).
Entrez les informations relatives à l' identification de votre structure.
En appuyant sur le bouton 
, vous pouvez choisir un logo pour votre structure, ce dernier sera affiché sur certains documents que vous serez amenés à éditer (factures, certificats, etc.). Nous vous recommandons de choisir un fichier (JPG,GIF,BMP,TIF) de taille raisonnable. Si vous ne souhaitez as utiliser de logo, laissez ce champ en blanc.
Vous pouvez également saisie le numéro d'agrément de la structure ainsi que le n° Siret.
Si vous souhaitez gérer les cotisations, vous devez indiquer dans le champ Date appel cotisation, la date de début de perception de la cotisation annuelle.
En début d'année, il est recommandé de mettre à jour les champs Année d'exercice, N° prochaine facture, N° prochain reçu, N° prochain bulletin de versement. Le bouton 
permet de recalculer automatiquement le dernier numéro de document valide pour l'année en cours.
Les valeurs équivalents horaires correspondent aux nombre d' heures qui doivent êtres prises en compte pour les états renvoyant un calcul des présences en journées.
Si la case à cocher contrôle de capacité est cochée, lors de la saisie des présences, le logiciel procédera a un contrôle et affichera un message d' alerte si le nombre de présences/réservations saisies dépasse la capacité d' accueil d' une équipe.
Si la case à cocher facturer les réservations est cochée, le programme autorisera la facturation des réservations. Dans le cas contraire, seules les présences pourront-êtres facturées.
Case n'afficher que le tarif famille : Si cette case est cochée, seul le tarif applicable à l'enfant sera affiché. La validation de cette option implique qu'un tarif ait été saisi pour chaque famille.
Il est également possible de modifier la manière dont le logiciel calcule le quotient familial dans la fiche famille.
Vous pouvez choisir le modèle de facture qui sera édité par défaut, le choix d' un autre modèle est toujours possible au moment de l' édition.
Le champ affichage "pensée du jour" permet de contrôler la durée d' apparition du petit message qui est affiché à chaque lancement du logiciel. Si vous ne souhaitez pas l'affichage de la pensée du jour indiquez le chiffre 0. Si vous souhaitez la garder plus longtemps indiquez le temps que vous souhaitez en secondes.
Case Mode distant : Vous devez cocher cette case, si vous installez le logiciel sur un site distant du site de gestion principal. Voir gestion du mode distant multi-sites Les champs N° du site et nom du site sont utilisés pour la gestion multi-sites.Il permettent des démarquer les sites distants du poste de gestion principal.
Fenêtre de saisie des dates de vacances et horaires
Indiquez les dates de début et de fin des différentes vacances scolaires.
Indiquez également les différentes tranches horaires.
Les valeurs amplitude horaire : correspondent aux horaires de début et de fin pour les activités de centre de loisirs et d'accueil périscolaire.
Il est possible d'indiquer au logiciel les journées qui ne doivent pas êtres prises en compte lors des opérations de saisies de prestations.
Le bouton 
permet d'ajouter automatiquement les jours fériés de l'année en cours.
Pour ajouter une date appuyez sur le bouton 
. La fenêtre de d'ajout de jours fériés est alors affichée :
Fenêtre d'ajout des jours fériés
Sélectionnez la date, ou la plage de date à considérer comme fériée puis appuyez sur le bouton 
pour ajouter la plage de dates sélectionnées au fichier de dates fériées.
Pour supprimer une date, sélectionnez-la dans la liste et appuyez sur le bouton 
Cochez les case Samedi férié et Dimanche férié pour indiquer au système de ne pas prendre en compte les samedis et les dimanches lors des opérations d'ajouts de prestations et de réservations.
Paramétres comptabilité
Export ROLMRE HELIOS sont à remplir dans le cas ou le protocole Trésor Public / Rolmre est utilisé (collectivités publiques uniquement). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la rubrique Génération du fichier Rolmre. La case à cocher paiement familles par TIPI indique que les familles effectuerons le paiement des factures par Internet en utilisant le portail TIPI (titres payables par Internet)
Codes comptables et codes journaux : Il est nécessaire de renseigner ces champs dans le cas ou vous souhaitez gérer les transferts vers un logiciel de comptabilité standard (EBP, CIEL, API, CEGID, CCMX,etc...). Les opérations de transfert en comptabilité sont gérées par la fenêtre Éditions comptables et export journaux.
Coordonnés bancaires : Saisissez vos coordonnées bancaires, elles seront utilisées pour les virements et l'édition des bordereaux de remise en banque.
Paramétres Internet
Paramétres messagerie : Ces champs sont à renseigner dans le cas ou vous souhaitez envoyer les factures et les sauvegardes par mail. Ces paramétres se trouvent généralement sur le document qui vous à été remis par votre fournisseur d'accès Internet.
Paramétres FTP : Ces paramétres sont utilisés pour les différentes opérations de transfert par Internet
Fenêtre de saisie du texte de pied de facture
Cette fenêtre permet de saisir les différentes constantes textes qui seront affichées sur les documents de facturation.
•Texte de pied de facture : Saisissez dans ce champ les texte d'information qui sera affiché en bas de chaque facture.
•Adresse lieu de paiement : Saisissez le lieu de paiement. Ce texte sera affiché sur le ticket de réglement situé en bas de certains modèles de factures.
•Condition générales de ventes : Saisissez les conditions générales de ventes qui seront affichées sur certains modèles de factures.
Sécurité / déblocage du logiciel
Entrez dans le champ code superviseur le mot de passe que vous souhaitez utiliser pour les opérations critiques (suppression de dossier, création de dossier, etc.). Par défaut, le logiciel utilise le code ISMA1.
Le champ N° facture achat doit être renseigné avec le numéro de la facture correspondant à l'achat du logiciel.
Les autres champs de cet écran sont utilisés uniquement lors de la procédure de déblocage du logiciel.
Le bouton 
permet de demander automatiquement par email (Outlook) le code du déblocage du logiciel, après achat de ce dernier. Après examen de votre compte, la clef de déblocage vous sera envoyée par email, vous pourrez utiliser votre logiciel sans limitations.
Le champ lecteur carte à puce sert à indiquer le modèle du lecteur de carte à puce utilisé (dans le cas ou vous avez souscrit à l'option carte à puce).
Le champ Port horodateur sert à rentrer le numéro du port sur lequel est connecté l'horodateur autonome (module optionnel). Pour plus d'informations sur cette option, consultez le chapitre relatif au Module horodateur autonome
Lorsque vous avez saisi vos paramètres, appuyez sur le bouton 
pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran principal de GICL8.