Facturation des présences et des réservations

Facturation des présences et des réservations

 

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Appuyez sur le bouton BTN_FACTURE1, le logiciel affichera l'écran de sélection des plages de dates à prendre en compte:

 

Sélection d'une plage de dates de présences à facturer

Choix de la période de facturation

 

Sélectionnez la plage de date que vous souhaitez facturer (par défaut, le logiciel proposera de la première à la dernière présence enregistrée). Vous pouvez également sélectionner la catégorie d'activités à facturer (CVL, périscolaire, cantine, associatif), par défaut toutes les activités seront proposées à la facturation. Appuyez ensuite sur le bouton BTN_FACTURE2. L'écran de facturation sera alors affiché :

 

Fenêtre de facturation des réservations et des présences

Fenêtre de facturation des réservations et des présences

 

 

Pour créer une facture :

Choisissez une date de facture à l'aide du bouton btn_choixdate
Le tableau de gauche affiche l'a liste des familles. Les familles pour lesquelles il existe des prestations à facturer sont affichée sur fond jaune bulle avec un pictogramme. Sélectionnez la famille pour laquelle vous souhaitez établir une facturation. Le logiciel affiche alors automatiquement la liste des prestations en attente de facturation.
Les détail des prestations à facturer sera affiché dans le tableau de droite. Si vous ne souhaitez pas prendre en compte une prestations dans la facture en cours d'élaboration, sélectionnez la dans la liste des prestations et appuyez sur le bouton btn_gomme1.
Il est également possible de consulter le détail d'une présence et de modifier son statut (transformation d'une réservation en présence et saisie d'un numéro de ticket) en double-cliquant sur la présence affichée dans la liste ou en appuyant sur le bouton BTN_OEIL1. La fenêtre ci-dessous est alors affichée :
Détail d'une prestation

Détail d'une prestation

Vous pouvez ajouter des lignes libres de facturation complémentaires en appuyant sur le bouton BTN_AJOUTE1. Il peut s'agir par exemple d'une cotisation d'adhésion, ou d'un achat spécifique (entrée parc d'attraction, tee-shirt de l'association, etc.). Un double clic ou un appui sur le bouton BTN_OEIL1 permet également de modifier la ligne de complément de facture sélectionnée.
Ajout d'une ligne de facturation supplémentaire

Ajout d'une ligne de facturation supplémentaire

 

En cliquant sur l'icône BTN_POSTIT1 vous pouvez faire apparaître les notes concernant la famille (retards de paiement, changement de responsable légal,...). Ces notes ne seront pas affichées sur la facture.
Vous pouvez saisie et modifier le texte de pied de facture; ce texte sera automatiquement imprimé en base de la facture. Il est possible de définir un texte qui sera affiché par défaut dans le pied de facture à partir de la fenêtre de gestion des paramètres du logiciel.
Il est possible d'inscrire la date de paiement de la cotisation annuelle dans le champ dernière adhésion famille.
Pour obtenir l'impression immédiate de la facture cochez la case Impression de la facture. Il est également possible de choisir le modèle d'impression.
Validez la facture en appuyant sur le bouton btn_validfacture, le programme vous demandera alors si vous souhaitez enregistrer le paiement de la famille. Il est également possible de facturer automatiquement toutes les familles, en appuyant sur le bouton btn_validparlot.

 

Pour ajouter un libellé automatique sur toutes vos factures :

 

Appuyez sur le boutonbtn_libauto1 pour ajouter un libellé automatique sur toutes les factures.

Gestion des libéllés automatiques

Fenêtre de gestion des libellés automatiques

Saisissez le libellé à ajouter sur vos factures, ainsi que le montant.

 

Pour ajouter une remise sur toutes vos factures :

Appuyez sur le bouton btn_remise1pour ajouter une remise sur toutes les factures.

Fenêtre de gestion des remises sur facture

Fenêtre de gestion des remises sur facture

Saisissez le mode de calcul de la remise ainsi que le seuil à partir duquel la remise est applicable.

 

Pour imprimer un devis :

 

Appuyez sur le bouton btn_devis pour imprimer un devis correspondant à l'écran courant.

 

Le bouton btn_calcula permet d'appeler la calculatrice de Windows.

 

Visualisation de l'historique factures / paiements :

 

L'onglet Historique permet d'afficher l'historique de la facturation et des paiements. Pour visualiser une facture de l'historique, sélectionnez-la dans la liste puis appuyez sur le bouton BTN_OEIL1

 

Affichage historique facturation / paiements

Affichage historique facturation / paiements

 

Déduction des aides vacances globales :

 

Les aides vacances attribuées par journées sont déduites lors du pointage de présences. En ce qui concerne les aides vacances forfaitaires (globales), elles sont déduites lors de la facturation. Dans la fenêtre des aides globales, double-clicquez sur l'aide vacance que vous souhaitez attribuer, ou appuyez sur le bouton btn_aidesglob. La fenêtre d'attribution d'aide globale apparaît alors :

 

Fenêtre de gestion des aides globales

Fenêtre de gestion des aides globales

 

Sélectionnez l'aide que vous souhaitez attribuer à la facture, puis appuyez sur le bouton BTN_AIDE3 la fenêtre de de détail de l'aide vacance globale est alors affichée :

 

Affectation d'une aide globale à déduire du montant de la facture

Affectation d'une aide globale à déduire du montant de la facture

Indiquez le montant de l'aide vacance à prendre en compte sur la facture en cours d'élaboration puis appuyez sur le bouton btn_sortie pour refermer la fenêtre.

 

Clicquez ici pour en savoir plus sur les aides vacances globales