Gestion du fichier de familles

Gestion du fichier de familles

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Appuyez sur le bouton BTN_FAMILLE1pour accéder à l'écran de gestion des familles.

Fenêtre de gestion du fichier de familles

Fenêtre de gestion du fichier familles

Appuyez sur le bouton BTN_AJOUTE1pour créer une nouvelle famille.

Pour modifier une famille, double-cliquez sur le tableau ou appuyez sur le bouton BTN_SELECT2

Le bouton BTN_GOMME1 permet de supprimer la fiche famille courante. Le logiciel procédera à un contrôle d'intégrité avant d'autoriser la suppression de la famille courante. Pour supprimer toutes les informations rattachées à la famille en une seule opération, il est recommandé d'utiliser la fenêtre de gestion des clôtures et purges.

 

Appuyez sur le bouton btn_imprime1 pour accéder au menu d'impression famille

Le bouton BTN_POSTIT1 permet de créer un post-it sur la fiche famille.

Le bouton btn_envoimail2 permet d'envoyer des email à une ou plusieurs familles.

 

La case afficher masquées permet de faire apparaitre les fiches familles masquées.

 

Responsable légal / identification de la famille

 

Fiche famille : Saisie des informations responsable légal

Identification du responsable légal

Saisissez les renseignements relatifs à l'identification de la famille. Vous pouvez créer de nouvelles constantes (situations de familles, catégories socipro.) en appuyant sur le bouton BTN_AJOUTE1.

La cas masquage fiche permet de ne pas faire apparaitre la famille dans les fenêtres d'affichage.

Vous pouvez également choisir la commune à l'aide du bouton BTN_SELECT1. Pour contrôler l'adresse, appuyez sur le bouton btn_googlemaps, la page correspondante sera alors affichée :

Contrôle de l'adresse familles à l'aide de Google Maps

Contrôle de l'adresse famille à l'aide de Google Maps

 

En mode modification, vous pouvez accéder à la fiche enfant en double cliquant sur le nom dans le tableau Enfants rattachés.

 

 

Conjoint / facturation à un tiers

 

 

Fiche famille : saisie des informations conjoint

Identification du conjoint

Dans le cas où les prestations doivent êtres facturées à un tiers (par exemple familles sous tutelle), cochez la case  Facturation à un tiers et entrez l'adresse de l'organisme de tutelle.

 

Gestion des aides vacances

 

Si la famille bénéficie d'aides vacances, appuyez sur l'onglet Aides pour accéder à l'écran de gestion des aides vacances.

Fiche famille : gestion des aides vacances

Gestion des aides vacances

2 types d'aides vacances peuvent être pris en compte par le logiciel :

 

 

1) Aides vacances, bons vacances

 

Par exemple, famille disposant d'aide vacances à l'année, chaque aide pourra être déduite individuellement des activités pointées

 

Appuyez sur le bouton BTN_AJOUTE1pour entrer les aides vacances de cette famille.

Fiche famille : détai d'une aide vacance

Détail d'une aide vacance

 

Choisissez l'organisme d'aides vacances dans la combo ou créez-en un nouveau à l'aide du bouton BTN_AJOUTE1

Indiquer le numéro d'allocataire, le nombre de jours attribué ainsi que les dates délimitant la période de validité.

 

Si vous cochez la case Activer la déduction automatique en saisie, pour chaque prestation (réservation / présences) saisie, le logiciel déduira automatiquement le montant correspondant au type activité indiqué dans le tableau. Par exemple, si l'activité journée ALSH est définie comme une activité de type A - Journée avec repas (voir gestion des activités et des tarifs) et coûte 20 €, un montant de 2.8 € sera automatiquement déduit à chaque saisie de prestation (soit 17.2 € à la charge de la famille). Le bouton montant par défaut permet de récupérer la valeur des aides telles qu'elles sont définies dans la fiche organisme.

 

Appuyez sur le bouton btn_disquette1pour enregistrer l'aide vacance.

 

2) Aides vacances globales (aides vacances forfaitaires)

 

Ce type d'aide correspond à une somme globale qui sera déduite de chaque facture.

Appuyez sur le bouton BTN_AJOUTE1pour entrer les aides vacances de cette famille.

 

Fiche famille : détail aide vacance globale

Détail d'une aide vacance globale

Sélectionnez un organisme gestionnaire, ou créez le à l'aide du bouton BTN_AJOUTE1 si il n'existe pas. Entrez les dates de début et fin de validité puis le montant de l'aide attribuée. Dans l'exemple ci-dessus, le comité d'entreprise de l'entreprise Trucmuche à alloué une aide de 25 euros. Cette aide pourra être déduite au moment de la facturation. Le logiciel gère automatiquement les reliquats d'aides.

Dans le champ Enfant bénéficiaire, vous pouvez choisir si ce type d'aides vacances s'applique à tous les enfants rattachés à cette famille, ou à un enfant particulier. Dans ce dernier cas, choisissez le nom de l'enfant dans la liste (il faut toutefois que la fiche enfant soit déjà crée).

 

Gestion du quotient familial

 

Vous pouvez ensuite, si votre structure s'y intéresse cliquer sur l'onglet quotient familial. La fenêtre suivante apparaît :

Calcul du quotient familial

Gestion du quotient familial

Il vous suffit de renseigner les revenus et les charges, le logiciel se charge de calculer le quotient familial. Si vous souhaitez entrer un quotient familial différent de celui qui est automatiquement calculé, vous pouvez le saisir dans le champ  Quotient familial retenu. Le bouton btn_fleche2  permet de recopier le quotient familial calculé dans le champ quotient familial retenu. Le bouton btn_cafpro permet de se connecter directement au site Cafpro

 

La zone critères de calcul taux d'effort  / tarification spécifique concerne les structures dont la tarification est basée sur le taux d'effort ou sur une gestion des tarifs spécifiques (multi-accueil)

Les champs revenus mensuels père et mère sont importants si vous utilisez une tarification basée sur ces éléments.

Le tableau Indice tarif famille du bas de la fenêtre n'est utilisé que dans le cas d'une gestion de tarif indicée. Attention, les cases T1, T2 et T3 sont utilisées pour les tarifs basés sur les taux d'efforts et pour le multi-accueil.

 

Pour des raisons de confidentialité, certains champs ne sont affichés que pour les utilisateurs disposant des privilèges Administrateurs / directeurs (voir gestion des utilisateurs).

 

Attribution de tarifs

 

Pour gagner plus de temps lors de la saisie des présences, vous pouvez également associer les activités et leurs tarifs à la fiche famille. De cette manière, lors de la saisie des présences ces options tarifaires seront affichées en premier dans la liste des choix. Pour cela cliquez sur l'onglet Tarifs. La fenêtre suivante apparaît :

Fiche famille : affectation d'un tarif

Attribution de tarifs familles

 

Si vous avez saisi le quotient familial appuyez sur le bouton btn_bouclier . Le logiciel attribuera automatiquement les tarifs en fonction du quotient familial. Pour que l'attribution automatique fonctionne, il faut que les champs Quotient familial mini et Quotients familial maxi soient correctement renseignés dans les fiches tarifs.

Appuyez sur le bouton BTN_AJOUTE2 pour attribuer manuellement un ou plusieurs tarifs. La fenêtre suivante est alors affichée :

Fiche famille : choix d'un tarif à affecter

Choix des tarifs à attribuer à la famille

Vous choisissez alors les activités correspondant à la famille. Les activités et leurs tarifs associés s'affichent en haut de la fenêtre principale. Cochez les activités / tarifs que vous souhaitez associer à la famille puis appuyez sur le bouton BTN_SELECT1.

 

Le bouton BTN_GOMME1 permet de supprimer le rattachement de la famille aux tarifs sélectionnés.

Les boutons btn_flechehaut et btn_flechebas permettent de changer l'ordre d'affichage des tarifs.

Il est également possible d'attribuer automatiquement les tarifs à une série de tarif à l'aide de la fonctionnalité d'attribution automatique des tarifs familles.

 

 

 

Informations diverses, prélèvement bancaire, compte Rolmre / Hélios

 

Vous avez encore à votre disposition l'onglet Divers qui ouvrira la fenêtre suivante :

Onglet de gestion des informations diverses familles

Onglet de gestion des information diverses

 

Médecin de la famille : Cette zone permet de saisir le nom et l'adresse du médecin traitant de la famille.

 

RIB Prélèvement bancaire : Les informations de cette zone doivent êtres saisies dans le cas ou vous utilisez la fonctionnalité de prélèvement bancaire (SEPA ou PES ORMC). Chaque famille concernée par ce mode de paiement doit avoir signée une autorisation de prélèvement conforme au modèle qui vous sera remis par votre banque.

Les champs numéro de compte client et titulaire du compte ne sont utilisés que par le protocole ROLMRE HELIOS (transfert des dettes au trésor public).

Dans le cas d'un paiement par prélèvement SEPA, il est possible d'imprimer le mandat de prélèvement SEPA.

 

PES ORMC : si la famille figurait déjà dans le prélèvement Rolmre il est nécessaire de faire précéder le numéro de Rum par le symbole +

 

Divers : Cette zone permet également de saisir :

Une date d'adhésion
Un code comptable sera très utile si vous utilisez un logiciel de comptabilité interfaçable avec ce logiciel.
Le champ Solde initial permet d'indiquer le solde comptable de départ de la famille.

 

Pour des raisons de confidentialité, certains champs ne sont affichés que pour les utilisateurs disposant des privilèges Administrateurs / directeurs (voir gestion des utilisateurs).

 

Gestion électronique des documents familles

 

L'onglet G.E.D. permet d'accéder au module de gestion électronique des documents. Ce module permet de numériser et de gérer les différents documents en relation avec la fiche famille (avis d'imposition, bordereaux d'aides vacances, certificats divers, etc...).

 

Gestion des documents familles numérisés

Gestion des documents familles numérisés

 

 

Appuyez sur le bouton btn_scanner2 pour ouvrir la fenêtre de numérisation des documents.

Pour imprimer, ou consulter le détail du document numérisé, double cliquez sur la liste des documents, ou appuyez sur le bouton btn_oeil2. La fenêtre de consultation du document numérisé s'ouvrira alors.

Le bouton BTN_GOMME1 permet de supprimer un document numérisé.

Visualisation des factures et des paiements de la famille

 

Visualisation des factures et paiements familles

Visualisation des factures et paiements familles

 

Appuyez a nouveau sur le bouton btn_disquette1pour enregistrer la fiche famille et revenir à l'écran principal du logiciel.